Van brandjes blussen naar structureel verbeteren

Een teamlid vertelde me: “ik heb het gevoel dat we alleen maar in de waan van alledag aan het werk zijn. Er is helemaal geen tijd om structureel te verbeteren. Ik zou zo graag meer tijd hebben om onze processen eens onder de loep te nemen zodat we meer gaan bouwen in plaats van brandjes blussen.”

Herkenbaar? Voor mij wel. Soms vind ik brandjes blussen leuk en geeft het me een voldaan gevoel. Ik ben even nodig om iets op te lossen, het tempo ligt lekker hoog en er is snel resultaat. Toch geeft structureel bouwen mij meer voldoening en kost het mij minder energie en stress. Mijn geheim? Lazer focus en elke dag een stapje voorwaarts zorgt ervoor dat ik in een kwartaal meer doe dan verwacht en het me energie oplevert in plaats van kost.

Maar ja, hoe verleg je de focus? Hoe ga je van trouble shooten naar structureel verbeteren en groei? De onderstaande tips heb ik geformuleerd op basis van mijn eigen leerproces en tips die ik heb ontvangen van coaches en lotgenoten. Ik deel ze graag met je en hoop dat je er concrete acties uit kunt halen zodat je de switch maakt van brandjes blussen naar structureel te bouwen.

1. Formuleer mega-concrete procesdoelen

Wat wil je bereiken over een half jaar? Bijvoorbeeld op sportief gebied: ik wil meer sporten. Rete-vaag natuurlijk. Of: Ik wil 10kg afvallen. Al iets concreter maar zet het je aan? Nee. Het is zo’n grote brok 10kg waardoor het lastig is om stappen te zetten die uiteindelijk leiden tot 10kg.

Wat werkt wel? Procesdoelen formuleren. Bijvoorbeeld in het geval van meer sporten: Ik sport op maandag, woensdag en zaterdag. Of als je iets flexibeler wilt zijn: Ik sport 3x in de week en ik plan op zondag mijn sportmomenten in voor komende week. Dat klinkt concreter en meer haalbaar, toch? Een terugkerende actie die uiteindelijk leidt tot meer sporten. 

Ik leerde deze les bij het maken van mijn website. Ik had als doel: in juni 2018 staat mijn website online. Ik zette stappen maar er waren veel onvoorziene zaken. Ik merkte dat ik vertraging opliep en dat dit mij super frustreerde. Ik had mezelf een doel gesteld en die ging ik niet halen. Ik kon de deadline verschuiven. Maar ja, dat voelde als falen en hoe wist ik dat ik het volgende doel wel ging halen? Ik was niet actief aan het sturen en mijn doel was niet concreet genoeg. Gevolg? De website werd een blok aan mijn been. Dit is vergelijkbaar met het doel van 10kg afvallen. Een doel als ‘in de maanden januari t/m mei werk ik elke week 2 uur aan mijn website’ zou constructiever geweest zijn.

2. Kies

Plan aan het eind van elke dag een moment om vooruit te blikken naar morgen. Wat zijn de dingen die je morgen perse wilt doen en die je dichterbij je doel gaan brengen? Beperkt dit tot max. 3 zaken. Dit helpt mij in het bewaken van mijn eigen prio’s en zorgt voor een scherpe focus.

Als ik druk ben en vergeet te kiezen stap ik in 1 van mijn 2 valkuilen. Als ik niet kies is dan:

• Besteed ik mijn tijd aan anderen helpen bij het realiseren van hun doelen en zet daarbij mezelf op de laatste plaats. Hierdoor kom ik niet verder met mijn eigen doelen. 
• Ga ik teveel analyseren en fantaseren over wat er allemaal kan gebeuren. Dan val ik stil. Weg focus!

Inmiddels herken deze signalen bij mezelf. Als ik elke dag mijn prio’s opschrijf dan is de lazer focus weer terug en krijg ik veel meer gedaan. Probeer het maar eens de komende week! 

3. Zeg nee

Kiezen = nee zeggen tegen dingen die tussendoor komen die niet passen bij het realiseren van jouw doel. Persoonlijk vind ik nee zeggen lastig, ik kijk vaak naar het grote geheel en kan mezelf heel goed opstellen ten dienste van het grote geheel. Ik merkte dat doordat ik ja zeg tegen het helpen van anderen bij het realiseren van hun doelen dat ik daarmee de ruimte om mijn eigen doelen te realiseren kleiner wordt. 

Een voorbeeld: vorig jaar startte ik als zelfstandige. Mijn eerste opdrachten lagen in het verlengde van mijn vorige baan: het ontwerpen en ontwikkelen van online leerprogramma’s. Langzaamaan kwamen daar meer teamopdrachten bij. Vorig jaar zomer merkte ik dat het scoren van klussen in het verlengde van mijn oude werk mij goed afging. Mijn week zat vol met ontwikkelopdrachten. Er bleef alleen geen ruimte meer over om bezig te zijn met waar ik meer naartoe wilde: het begeleiden van teams. Ik sprak met mezelf af dat ik ruimte ging maken. In mijn hoofd is dit makkelijk, maar ruimte maken betekent ook nee zeggen tegen opdrachtgevers. En man, wat vind ik dat lastig. De les die ik leerde is door nee te zeggen tegen het helpen van anderen ik ja zeg tegen mezelf. Er kwam ruimte voor nieuwe opdrachten en de ontwikkeling van mijn eigen programma. Wanneer ik door was gegaan met ontwikkelopdrachten dan weet ik zeker dat deze er niet waren gekomen. Dus kies waar je heen wilt en zeg nee tegen alles wat je niet in deze richting helpt.

4. Creëer ruimte

Onlangs was ik op een live event van Ninke van de Leck en zij vertelde dat zij constant bezig is om ruimte te maken voor groei. Waar wil ik naartoe? Wat moet ik anders organiseren en doen om daar te komen? Wat gaat er goed en kan ik uitbouwen? Om dit te kunnen bedenken is ruimte nodig. Zorg dat je ruimte maakt om even boven de materie te hangen en te bezinnen. 

Hoe doe je dat? Ik doe dat door me te houden aan de 1-3 zaken die ik graag af wil hebben op een dag en daarna te kijken waar ik zin in heb en een activiteit op te pakken die past bij mijn energie van dat moment. Zo had ik vandaag zin om te schrijven en vloeit deze blog zo uit mijn vingers. Heel fijn om de ‘moetjes’ naast de ‘willekes’ te zetten. Dan is werken best releaxt :-).

Tot slot

Door elke dag een klein stapje in de richting van je doel te zetten, komt het doel vanzelf dichterbij. De berg waar je tegenop ziet, wordt vanzelf een klein hobbeltje. En voor je het merkt ben je aan de andere kant. 

Ik ben benieuwd! Welke inzichten zijn op jou van toepassing? En welke super-concrete-acties pas jij deze week toe? Ik vind het leuk als je een reactie achterlaat onder dit bericht!