Onlangs kreeg ik de vraag om een feedbacktraining te organiseren. Ik vroeg de klant: waarom wil je dat? Haar antwoord was “ik wil graag dat mensen zich meer gaan uitspreken naar elkaar en meer initiatief nemen.” Toen ik doorvroeg welk gedrag het team vertoonde antwoordde ze “teamleden opereren individueel, ze vinden het spannend om zich naar elkaar uit te spreken. Een goede communicatie en samenwerking is nodig om de prestaties te leveren die de organisatie van ons vraagt.”
Dé belangrijkste voorwaarde
Wanneer teamleden het spannend vinden om zich naar elkaar uit te spreken dan heeft een feedbacktraining nog geen zin. Vertrouwen en een open en veilige sfeer in het team zijn dé belangrijkste voorwaarden voor een succesvolle feedbacktraining. Pas als de sfeer veilig is dan kun je bouwen aan constructieve communicatie en samenwerking.
Creëer een veilige sfeer
Het team bevindt zich in de eerste fase van teamontwikkeling: de angstfase. In de onderstroom staan voor teamleden de volgende vragen centraal: ben ik wel goed genoeg, wil ik hier zijn, is het hier veilig en wat vinden mijn collega’s van mij?
Voorbeelden van typisch gedrag waaraan je een team in deze fase herkent, zijn: veel gesprekken lopen via de manager, het team neemt nog weinig verantwoordelijkheid en besluiten, het team spreekt in vaagheden, valt in herhaling en wacht af. Wanneer een team zich in de angstfase bevindt dan start je met het creëren van een veilige sfeer.
4 Tips voor meer veiligheid in teams
Hoe doe je dat nou? De volgende tips helpen je om een veilige sfeer te creëren:
1. Maak tijd voor teamontwikkeling
Ga met elkaar in gesprek. Hoe is het om in dit team te werken? Luister naar elkaar en wissel gedachtes uit. Dit breekt eventuele spanning in het team en helpt het team om zich te openen. Is het niet gebruikelijk om over teamontwikkeling te praten tijdens de dagelijkse werkzaamheden? Organiseer een teammiddag en ga met teamontwikkeling aan de slag!
2. Laat het team zelf doelen formuleren
Waarschijnlijk zijn er in jouw team duidelijke afspraken over wat er moet gebeuren. Minstens zo belangrijk zijn de afspraken over hoe we dit gaan doen als team. Wanneer het team zelf taak- en samenwerkingsdoelstellingen formuleert dan zal de commitment van teamleden groter zijn om zich te verbinden aan deze doelen.
3. Maak concrete afspraken over gedrag met het team
Maak afspraken over hoe jullie de doelen gaan behalen en welk gedrag hierbij helpt. Omdat je afspraken hebt gemaakt met elkaar is het makkelijker om elkaar aan te spreken tijdens werksituaties. Stuur in de dagelijkse praktijk op gedrag dat bijdraagt om de teamdoelen te behalen en spreek teamleden aan op gedrag dat hier niet aan bijdraagt.
4. Neem de teamstructuur onder de loep
Hoe is het team georganiseerd? Welke overleggen vinden plaats en worden er concrete agendapunten benoemd? Kijk eens verder dan de individuele inbreng van teamleden en bestudeer het gedrag van het team. Kun je hierin patronen ontdekken? Als bepaald gedrag je de eerste keer opvalt dan is het een incident, de tweede keer is toeval en bij de derde keer heb je een patroon te pakken. Koppel de patronen terug aan het team en vraag of ze dit gedrag herkennen. Hiermee help je het team om te reflecteren op het groepsgedrag.
Meer ruimte en openheid
Wanneer je deze tips in praktijk brengt dan zul je zien dat er ruimte ontstaat. Voor teamleden wordt het makkelijker om zich uit te spreken, mensen gaan initiatief nemen en voelen zich vrijer. Er ontstaat een nieuwe fase in teamontwikkeling waarin ruimte is voor een feedbacktraining.
Over de auteur: Annemiek
Annemiek helpt leidinggevenden om het beste uit hun team te halen. Als klein meisje was ze al gefascineerd door groepsdynamiek en inmiddels heeft ze hier haar werk van gemaakt. Ze begeleidt teams naar een samenwerking met meer plezier én resultaat.